Tulisan
yang mengangkat tema Metode Persidangan ini pada dasarnya bukan bermaksud
menggurui. Tulisan ini semata-mata hanya ingin mengingatkan kepada sesama
organisatoris bahwa dalam teknis pengambil sebuah mufakat yang bersifat formal
haruslah melalui jalan yang baku juga.
Panduan
Prosedur Teknis Sidang pada dasarnya tidak begitu asing bagi kita karena
prosedur ini sesuai dengan sebagian besar kebiasaan organisasi yang ada di
Indonesia bahkan di dunia. Singkatnya bahwa apapun organisasi yang kita ikuti
tidak akan terlepas dari teknik yang ada dalam penulisan ini, yang ada mungkin
hanya pada konvensional dalam organisasi tersebut.
Hal
penting yang ingin diangkat penulis melalui tulisan ini adalah lebih pada
pengenalan teknik rapat dan diskusi dalam organisasi yang sering kita temui.
Namun sebelum kita melangkah lebih jauh maka atas pertimbangan agar pembahasan
kita tetap dalam konteks maka terlebih dahulu penulis ingin mengemukakan
pengertian dasar dari Sidang itu sendiri.
Diskusi
Diskusi merupakan
jenis forum ilmiah yang membahas agenda atau topik secara bersama dalam bentuk
tukar pendapat dimana hasil dari diskusi tersebut tidak mengikat para peserta
diskusi dan hal ini bisa dilakukan dimana saja.
Rapat
Pertemuan formal
membicarakan rencana-rencana yang berkaitan dengan kepentingan organisasi atau
sesuatu hal yang akan dikerjakan bersama-sama kedepannya. Dipimpin oleh
pimpinan rapat dan bisa dilakukan dalam ruangan atau lapangan terbuka.
Sidang
Sidang merupakan forum
formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya menghasilkan
keputusan yang akan menjadi sebuah ketetapan. Keputusan dari persidangan ini
akan mengikat seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan.
Keputusan ini sifatnya final, sehingga berlaku bagi pihak yang setuju maupun
tidak setuju, hadir atau tidak hadir dalam persidangan.
KLASIFIKASI PERSIDANGAN
Sidang Paripurna
Sidang paripurna adalah sidang yang
dihadiri seluruh komponen peserta sidang.
Sidang Komisi
Sidang komisi adalah sidang yang hanya
diikuti oleh anggota komisi saja untuk memudahkan perumusan dan pengambilan
kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan lebih
terfokus. Keputusan pada sidang komisi bersifat non permanen (dapat berubah)
kemudian dibawa kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.
Sidang Pleno
Sidang pleno adalah
sidang yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali. Sidang pleno
dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah dirumuskan
sebelumnya pada sidang komisi.
UNSUR-UNSUR DALAM
PERSIDANGAN
Agenda
Agenda yang dibahas
akan lebih merujuk pada pengaturan pelaksanaan teknis dalam hal ini menyangkut
waktu dan apa saja item yang akan dibahas dalam sidang.
Contoh agenda sidang:
*Pembukaan
*Pembahasan Tata
Tertib Sidang
*Sidang
Komisi
*Pemaparan Hasil
Sidang Komisi
*Penutup
Tata Tertib (Tatib)
Sidang
Tata tertib sidang
adalah aturan tertulis yang mengikat semua peserta sidang dan tatib ini hanya
berlaku untuk sidang tersebut saja.
Pimpinan Sidang
Pimpinan sidang
dipilih oleh peserta sidang dan biasanya berjumlah ganjil. Satu sebagai notulen
dan dua orang pimpinan sidang yang lain secara bergantian memimpin sidang
sesuai kesepakatan. Biasanya, dalam persidangan ada dua kali pemilihan pimpinan
sidang, yaitu:
Pimpinan Sidang Sementara
Pimpinan sidang sementara adalah orang
yang dimandatir oleh penanggung-jawab sidang untuk memimpin sidang sampai
terpilihnya pimpinan sidang.
Pimpinan Sidang
Pimpinan sidang dipilih oleh peserta
sidang untuk memimpin jalannya sidang sampai pada kesimpulan akhir dari sidang
tersebut.
Seorang pimpinan sidang atau presidium
sidang mempunyai tugas antara lain mengarahkan jalannya sidang, sebagai
penengah perdebatan jika terjadi, sebagai pencari alternatif jika pembicaraan
mengalami kebuntuan, sebagai penyimpul akhir dari keputusan sidang.
Notulen
Notulen adalah satu
atau beberapa orang yang ditunjuk untuk menulis semua kejadian yang terjadi di
dalam sidang terutama mengenai kesimpulan.
Draft Materi
Sidang
Draft ini meliputi
bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft
Tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang
atau panitia khusus.
Peserta Sidang
Peserta Sidang adalah
orang-orang yang telah memenuhi syarat berdasarkan aturan organisasi untuk
mengikuti sidang. Seluruh hak dan kewajiban peserta diatur dalam tata tertib.
Palu Sidang
1 Ketukan
Ketukan 1x bermakna
putusan sela atau sementara.
2 Ketukan
Ketukan 2x bermakna
pergantian pimpinan sidang namun dalam sebagian besar sidang 2x ketukan ini
jarang sekali dipakai.
3 Ketukan
Ketukan 3x bermakna
mengesahkan sidang dan pengesahan konsideran.
Ketukan
Berkali-kali
Untuk menenangkan peserta
sidang atau meminta peserta memperhatikan jalannya sidang.
ISTILAH DALAM
PERSIDANGAN
Rollcall atau Presensi
Penghitungan jumlah
peserta sidang yang hadir oleh pimpinan sidang untuk menentukan quorum.
Quorum
Quorum adalah jumlah minimal anggota
organisasi (bukan peserta) dari total dari keseluruhan anggota organisasi yang
diharuskan hadir agar sidang bisa dinyatakan sah dan dilanjutkan.
Skorsing
Skorsing adalah
penundaan sidang dalam kurun waktu yang dapat dipastikan.
Pending
Pending adalah
penundaan sidang dalam kurun waktu yang tidak dapat dipastikan.
Aklamasi
Aklamasi merupakan
proses pengambilan keputusan sidang melalui pemufakatan bersama tanpa adanya
proses perdebatan panjang.
Voting
Voting adalah
keputusan sidang yang diperoleh melalui suara terbanyak. Pada dasarnya ada dua
jenis voting yakni voting terbuka dan voting tertutup.
Lobi
Lobi merupakan proses
penyelesaian masalah ketika aklamasi dan voting tidak dapat menghasilkan
keputusan. Dalam hal ini, lobi biasanya dilakukan jika ada dua atau lebih
kelompok yang terus mempertahankan argumennya sehingga sidang terkesan stagnan.
Hak Bicara
Hak bicara adalah hak
peserta dalam menyampaikan pendapatnya baik berupa usul maupun sanggahan.
Hak Suara atau Hak
Memilih
Hak suara adalah hak
peserta dalam menentukan keputusan sidang.
Interupsi
Interupsi adalah
sanggahan atau pemotongan pembicaraan yang dilakukan saat sidang sedang
berlangsung. Ada empat jenis interupsi, yakni:
Point of Clarification (klarifikasi)
Interupsi ini dilakukan jika terjadi
kekeliruan sehingga perlu langsung diklarifikasi atau diluruskan.
Point of Privilege (privasi)
Interupsi ini dilakukan jika ada
pendapat yang telah menyinggung hal-hal yang bersifat pribadi.
Point of Order (masukan)
Interupsi ini dilakukan jika ada
masukan-masukan namun tetap pada konteks yang sedang dibicarakan.
Point of Information (informasi)
Interupsi ini dilakukan jika ada
informasi penting dan bersifat urgen yang harus segera diketahui oleh peserta
sidang.
Komisi
Komisi adalah
perlengkapan sidang yang dibentuk dari beberapa orang peserta sidang oleh
pimpinan sidang untuk membahas item sesuai yang ada dalam agenda.
Keputusan
Sidang
Keputusan sidang
adalah suatu hasil kesepakatan rapat yang telah sah namun lebih bersifat
teknis. Misalnya menyangkut Tatib, Pimpinan Sidang, Komisi, dll.
Ketetapan
Sidang
Sedangkan ketetapan
sidang adalah hasil kesepakatan sidang yang bersifat yuridis dan akan bertahan
dalam waktu yang cukup lama.
Misalnya GBHO,
AD/ART, dll.
Konsideran
Konsideran merupakan
surat legitimasi atas sahnya suatu kesepakatan forum. Dalam setiap konsideran
selalu ada kata mengingat, memperhatikan dan menimbang.
Pengurus
Demisioner
Pengurus demisioner
adalah pengurus yang telah melaporkan pertanggung-jawaban kepengurusannya dan
pertanggungjawaban tersebut dinyatakan diterima oleh peserta sidang yang
memiliki hak suara.
PK (Peninjauan
Kembali) atau Amandemen
Mekanisme yang
digunakan untuk mengulang atau membatalkan kembali pembahasan/putusan yang
telah ditetapkan.
0 komentar:
Posting Komentar